発信した文書をバージョン管理しておきたい方へ、添付ファイルなども含めたバージョン管理が可能なアプリです。

発信した文書をバージョン管理しておきたい方へ、添付ファイルなども含めたバージョン管理が可能なアプリです。 通常の機能ではできない、文書に添付されたファイルのプロパティ情報を含めたバージョン管理機能をもっています。 <img src="https://images.microcms-assets.io/assets/0953a2f89a0b484f855cb42cf330d8a1/c99f89a845864d059f44a08c81a9376f/image.png" alt=""> <img src="https://images.microcms-assets.io/assets/0953a2f89a0b484f855cb42cf330d8a1/7b1b7d3d1145462f85c8780e3cc3a367/image.png" alt="">

発信した文書をバージョン管理しておきたい方へ、添付ファイルなども含めたバージョン管理が可能なアプリです。 通常の機能ではできない、文書に添付されたファイルのプロパティ情報を含めたバージョン管理機能をもっています。

文書管理について

SharePointのWebパーツと同様にパーツを選択することが可能です。<ol><li>SharePointサイトを編集モードにし、任意の位置で「RSA文書管理」を選択します。</li></ol><img src="https://images.microcms-assets.io/assets/0953a2f89a0b484f855cb42cf330d8a1/7366340c9afc4a9bb596d7405a229e37/image.png" alt="">

SharePointのWebパーツと同様にパーツを選択することが可能です。

SharePointに文書管理を表示する

まず文書管理をインストールしたあと、以下のアプリにて、種別名、分類名の設定や、閲覧権限範囲の設定を行ってください。 ·&nbsp;&nbsp;RSA文書管理 種別マスタ ·&nbsp;&nbsp;RSA文書管理 分類マスタ ·&nbsp;&nbsp;RSA文書管理 閲覧範囲マスタ（任意） 文書管理の分類名およびそれに紐づくアイコンの設定をします。1つ以上の分類を作っておく必要があります。 <img src="https://images.microcms-assets.io/assets/0953a2f89a0b484f855cb42cf330d8a1/93e8869fe6b149bc90109ce4e3158993/%E6%96%87%E6%9B%B8%E7%AE%A1%E7%90%86%E7%A8%AE%E5%88%A5%E3%83%9E%E3%82%B9%E3%82%BF.png?w=1022&amp;h=500" alt=""><ol><li>サイトコンテンツより「RSA文書管理 種別マスタ」を選択し、新規を押します。</li><li>必要な項目を入力し、保存を押すと分類が追加されます。</li></ol> <h4 id="hb14cb999bc">設定項目（RSA文書管理 種別マスタ）</h4><ul><li>タイトル（必須）</li><li>種別名（必須）</li><li>表示アイコン<ul><li><a href="/reference/icon-bb-dm-pwl-pcl">アイコンの選択方法（掲示板・文書管理・ポータル（業務リンク・全社共通リンク））</a>を参照し、選択してください。</li></ul></li><li>表示順（必須）<ul><li>RSA文書管理のリストに表示されたときの順番。<ul><li>&nbsp;第１条件：種別ソート順（昇）</li><li>&nbsp;第２条件：タイトル（昇）</li></ul></li></ul></li><li>保存期間<ul><li>種別ごとの保存期間のメモ用にご利用ください。現在本項目は特に何も機能はありません。入力しなくても構いません。</li></ul></li></ul>

文書管理の分類名およびそれに紐づくアイコンの設定をします。1つ以上の分類を作っておく必要があります。


文書管理で設定できる種別を追加・変更する

まず文書管理をインストールしたあと、以下のアプリにて、種別名、分類名の設定や、閲覧権限範囲の設定を行ってください。<ul><li>RSA文書管理 種別マスタ</li><li>RSA文書管理 分類マスタ</li><li>RSA文書管理 閲覧範囲マスタ（任意）</li></ul> 文書管理分類の設定を行います。 文書管理の分類名の設定をします。1つ以上の分類を作っておく必要があります。 <img src="https://images.microcms-assets.io/assets/0953a2f89a0b484f855cb42cf330d8a1/823e3b2d2a9d404fa72d2b3ffffde18f/%E6%96%87%E6%9B%B8%E7%AE%A1%E7%90%86%E5%88%86%E9%A1%9E%E3%83%9E%E3%82%B9%E3%82%BF.png?w=1025&amp;h=500" alt=""><ol><li>サイトコンテンツより「RSA文書管理 分類マスタ」を選択し、新規を押します。</li><li>必要な項目を入力し、保存を押すと分類が追加されます。</li></ol> <h4 id="h9740794e51">設定項目（RSA文書管理 分類マスタ）</h4><ul><li>タイトル（必須）</li><li>分類名（必須）</li></ul>

文書管理分類の設定を行います。 文書管理の分類名およびそれに紐づくアイコンの設定をします。1つ以上の分類を作っておく必要があります。


文書管理で設定できる分類を追加・変更する

まず文書管理をインストールしたあと、以下のアプリにて、種別名、分類名の設定や、閲覧権限範囲の設定を行ってください。<ul><li>RSA文書管理 種別マスタ</li><li>RSA文書管理 分類マスタ</li><li>RSA文書管理 閲覧範囲マスタ（任意）</li></ul> 公開をユーザー別に行いたい場合、RSA文書管理 閲覧範囲マスタでユーザーまたはユーザーグループを割り当てておくことで、閲覧権限の設定をできるようになります。 なお、指定された閲覧範囲、および文書作成者、管理者のみ閲覧可能となります。 <img src="https://images.microcms-assets.io/assets/0953a2f89a0b484f855cb42cf330d8a1/a3b474707afc494d9f630290d4c1f8c7/%E6%96%87%E6%9B%B8%E7%AE%A1%E7%90%86%E9%96%B2%E8%A6%A7%E7%AF%84%E5%9B%B2%E3%83%9E%E3%82%B9%E3%82%BF.png" alt=""><ol><li>サイトコンテンツより「RSA文書管理 閲覧範囲マスタ」を選択し、新規を押します。</li><li>必要な項目を入力し、保存を押すと権限分類が追加されます。</li></ol> <h4 id="h3897e800f4">設定項目（RSA文書管理 閲覧範囲マスタ）</h4><ul><li>タイトル（必須）</li><li>閲覧範囲名（必須）</li><li>閲覧範囲グループ（必須）<ul><li>ユーザーまたはユーザーグループを選択します。</li><li>複数のユーザーを設定したい場合、事前にユーザーグループを作成しておいてください。</li><li>2つ以上のユーザーまたはユーザーグループを指定することはできません。</li></ul></li></ul>

公開をユーザー別に行いたい場合、RSA文書管理 閲覧範囲マスタでユーザーまたはユーザーグループを割り当てておくことで、閲覧権限の設定をできるようになります。

文書管理の閲覧権限の設定をする

<img src="https://images.microcms-assets.io/assets/0953a2f89a0b484f855cb42cf330d8a1/98fb5b94530145ffa9af798f2471f7c6/%E4%BD%9C%E6%88%90.png?w=1024&amp;h=500" alt=""><h4 id="h94ee201216">1.記事の作成</h4>　1.サイトコンテンツから「RSA文書管理」を選択します。 　2.新規を選択し、必要な項目を設定して、保存を押します。 　3.作成されたものは「編集中」ステータスとなります。デフォルトビューは「01.公開済」ビューなので「03.編集中」ビューへと移動すると確認できます。 　　※ 編集中の記事は作成者、管理者のみが確認できます。 <h4 id="h55b3c87ed3">2.記事の公開</h4>　1.「03.編集中」ビューへ移動します。 　2.公開したい記事を選択し「公開」を選択します。 　　※「01.公開済」ビューには、有効期限内の記事が表示されます。 <h3 id="hc251ed9388">設定項目（RSA文書管理）</h3><ul><li>分類（必須）</li><li>タイトル（必須）</li><li>文書種別（必須）</li><li>本文</li><li>有効期限（必須）</li><li>閲覧範囲</li><li>発信者</li><li>印刷/コピー不可<ul><li>添付ファイルの印刷の可・不可についてはここで制御できません。添付ファイル本体の公開設定に依りますのでご注意ください。</li></ul></li><li>添付ファイル<ul><li>サイズが0byteのファイルを添付することはお控えください。</li></ul></li><li>履歴（自動登録）<ul><li>各バージョンの公開した時間および編集者が文書の一番下に自動で記載されます。</li></ul></li></ul> <h3 id="hd9d2aca470">ビュー（RSA文書管理）</h3>RSA文書管理のビューは文書のステータスにより表示されるビューが異なります。 ビューの切り替えは「RSA文書管理」の右側に表示されます。 <img src="https://images.microcms-assets.io/assets/0953a2f89a0b484f855cb42cf330d8a1/07b31fa54472489b9f299a05efe77cf5/20230728%E6%96%87%E6%9B%B8%E7%AE%A1%E7%90%86%E3%81%AB%E8%A8%98%E4%BA%8B%E3%82%92%E4%BD%9C%E6%88%90%E3%83%BB%E5%85%AC%E9%96%8B%E3%81%99%E3%82%8B.png" alt="">

公開したい記事を選択し「公開」を選択し、公開開始日になれば表示されます。

文書管理に記事を作成・公開する

<h2 id="h75db29ea21">記事の編集</h2>記事は「チェックアウト」を行うことで、再度「公開」をするまでは現在公開中の記事は変更せずに編集作業を実施することができます。 以下の操作から公開を行うと、バージョンが１つ追加されます。<ol><li>記事のチェックアウト<ol><li>「01.公開済」ビューを表示し、編集したい記事を選択し、チェックアウトを選択します。</li><li>「03.編集中」ビューにコピーされる。</li></ol></li><li>記事の公開<ol><li>公開したい記事を選択し、「公開」をすると上書きされます。</li></ol></li></ol>・他者がチェックアウトしているときは、チェックアウトできません。 ・チェックアウトした記事を公開せず破棄する場合は、「チェックアウトの破棄」を選択してください。 <h2 id="h449efc4283">記事の削除</h2>公開中の記事を削除する場合、「01.公開済」ビューから削除したい記事を右クリックまたは、リボンメニュー、アクションメニューから削除を選択することで、記事を削除することができます。 編集中の記事を削除する場合、「03.編集中」ビューから削除したい記事を右クリックまたは、リボンメニュー、アクションメニューからチェックアウトの破棄を選択することで、記事を削除することができます。

記事は「チェックアウト」を行うことで、再度「公開」をするまでは現在公開中の記事は変更せずに編集作業を実施することができます。

文書管理の記事を編集・削除する

チェックアウト／公開したものはバージョン管理され、バージョンを復元することができます。<ol><li>「RSA文書管理」からバージョンを確認したい記事を選択し、バージョン履歴を選択します。</li><li>任意のバージョンを選択し、復元→OKを選択することでその記事を復元できます。</li><li>バージョン復元時、閲覧者一覧および未既読情報はリセットされます。</li></ol>

チェックアウト／公開したものはバージョン管理され、バージョンを復元することができます。

文書管理の記事のバージョンを復元する

チェックアウト／公開したものはバージョン管理され、バージョンを削除することができます。<ol><li>「RSA文書管理」からバージョンを確認したい記事を選択し、バージョン履歴を選択します。</li><li>任意のバージョンを選択し、削除→削除するを選択することでその記事を削除できます。</li></ol>

チェックアウト／公開したものはバージョン管理され、バージョンを削除することができます。

文書管理の記事のバージョンを削除する

記事をコピーして新規作成することができます。<ol><li>記事のコピー作成<ol><li>サイトコンテンツから「RSA文書管理」を選択します。</li><li>コピー元の記事を選択し、コピーを選択します。</li><li>作成されたものは「編集中」ステータスとなります。デフォルトビューは「01.公開済」ビューなので「03.編集中」ビューへと移動すると確認できます。※ 編集中の記事は作成者、管理者のみが確認できます。</li></ol></li><li>記事の公開<ol><li>「03.編集中」ビューへ移動します。</li><li>公開したい記事を選択し「公開」を選択します。</li><li>公開開始日になると「01.公開済」ビューに表示されます。</li></ol></li></ol> &nbsp;

記事をコピーして新規作成することができます。

文書管理の記事をコピーする

文書管理で記事を選択すると、閲覧することができます。閲覧した記事は、未読（赤色）の状態から既読状態になります。 ·&nbsp;&nbsp;一度既読したものを未読状態に戻すことはできません。 ·&nbsp;&nbsp;チェックアウトを行い編集されたものは、未読に戻ります。※「03.編集中」ビューで編集したユーザーには既読状態で表示されます。 ·&nbsp;&nbsp;記事のアクションメニューの「詳細」を開いた時に既読にならない場合があります。

文書管理で記事を選択すると、閲覧することができます。

文書管理の記事を閲覧する

任意の記事を選択し「Excel出力」を選択することで、その記事をExcelで出力できます。 ·&nbsp;&nbsp;本文中にリッチテキストを含む場合、html要素を除いたプレーンテキストのみを出力します。 ·&nbsp;&nbsp;Excel出力機能は、指定のフォルダにテンプレートとなるExcelを配置する必要があります。サイトコンテンツの「ドキュメント」&gt;「RSA」フォルダに、「ExcelTemplate.xlsx」を設置してください。 ·&nbsp;&nbsp;「ExcelTemplate.xlsx」は「Data」シートを含むエクセルファイルです。Dataシートは編集・削除しないでください。

任意の記事を選択し「Excel出力」を選択することで、その記事をExcelで出力できます。

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