「この間依頼していたこと、もう出来た？」と上司に聞かれ、 「あ、そのタスク忘れていた……」なんてことありませんか？ &nbsp; &nbsp;忘れてはいけないタスクをどこかへメモしておかなければと考えたとき、 手帳や付箋、タスク管理ツールなどの様々な手段でタスクを登録して管理されているかと思います。 しかし、 「業務の作業中にタスクを振られた」 や 「複数人とチャットでやり取りしている際にタスクを振られた」などの 他のことに注力している状況だと、 ついついタスクを登録することをわずらわしくなったり、後回しにしたりして、 結果としてタスクの登録も実施も忘れてしまった……なんてことが起きるのです。 このように、タスク管理での漏れの大きな原因の一つに”タスクを登録する時”の漏れがあるのです。 &nbsp; そこでRICOH Smart Apps タスク管理アプリを使えば、このようなタスクの登録漏れを防げます！ &nbsp; Teamsのチャットや投稿でのタスク依頼を いちいちRICOH Smart Apps タスク管理アプリを開く必要はなく、 ３点リーダーからタスク管理アプリを開いて、簡単に登録できるのです！ (詳しいタスクの追加方法は<a href="https://supportsite.r-smart-apps.com/reference/add-team-task-from-posted-message" target="_blank" rel="noopener noreferrer">こちら</a>から） &nbsp;<img src="https://images.microcms-assets.io/assets/0953a2f89a0b484f855cb42cf330d8a1/3702412efe1a4b42a8d35db0b9072119/image.png?w=1468&amp;h=300" alt=""> タスクはその場で登録しないと忘れやすく、Teamsのチャットや投稿だと話題をさかのぼりにくいです。 ただ、タスクを登録するにしても、メッセージの内容をコピーしたり、いちいちタスク管理を開いて登録するのは手間がかかってしまいます。 &nbsp; 上記の方法でタスク管理アプリを使いこなして、タスクの登録漏れを防止しましょう！

タスク管理アプリでのタスクの登録漏れ防止方法を紹介します。

タスク漏れの“あの”原因を防ぐ方法をご紹介

予定を管理する際に、自分以外の人の空き状況に予定を入れたいと感じたことはありませんか？ 「社長や役員の予定は秘書の方などが代わりに登録したい」 「主催者に急な休暇が入ったから、参加者じゃない自分に日程調整してほしいと頼まれた」 …… こういったケースではチームスケジューラアプリを使えば簡単に実現できます！ この記事では、自分を含めずに他の人の予定を作成する方法を解説します。 Outlookで編集権限を付与 他人の予定を編集したい場合は、あらかじめ、相手から予定表の編集権限を得る必要があります。 これは、Outlookの予定表のアクセス許可から設定できます。（以下図） <img src="https://images.microcms-assets.io/assets/0953a2f89a0b484f855cb42cf330d8a1/5cdb30761a9c45a8b963754176bc3258/image.png?w=500&amp;h=406" alt=""> 参考：<a href="https://support.microsoft.com/ja-jp/office/web-%E7%89%88-outlook-%E3%81%A7%E3%82%AB%E3%83%AC%E3%83%B3%E3%83%80%E3%83%BC%E3%82%92%E5%85%B1%E6%9C%89%E3%81%99%E3%82%8B-7ecef8ae-139c-40d9-bae2-a23977ee58d5#:~:text=%E8%A1%A8%E3%81%AE%E5%85%B1%E6%9C%89-,%E4%BA%88%E5%AE%9A%E8%A1%A8%E3%81%AE%E5%85%B1%E6%9C%89%E6%A8%A9%E9%99%90%E3%82%92%E5%A4%89%E6%9B%B4%E3%81%99%E3%82%8B,-%5B%E5%80%8B%E4%BA%BA%E7%94%A8" target="_blank" rel="noopener noreferrer">予定表の共有権限を変更する</a>（ Microsoftサポートドキュメント） このように、Outlookで「編集が可能」に変更すれば、誰でもその人の予定を編集できるようになります。 どの人からも他人の空き状況に予定を入れられるようにしたいなら、全員がこの設定を行うことで実現できます。 &nbsp; 他の人を選択して予定を確認 他人の予定を編集する権限があれば、参加者たちの予定に合わせて日程を調整しましょう！ グループ全員の一覧画面から一人ずつ参加者の予定を確認するのは効率が低いです。 このような時には、メンバー指定機能を利用し、メンバー指定パネルから参加者を選択することで、自分以外の他人の予定を絞り込んで確認することができます。（以下図） &nbsp;<img src="https://images.microcms-assets.io/assets/0953a2f89a0b484f855cb42cf330d8a1/4c40663c1598475396cdcb83f97997f1/image.png?w=1000&amp;h=372" alt=""> 空き時間機能を使って予定を作成 参加者を指定したら、空き時間機能を使うことで参加者全員の空き時間をすぐに見つけることができます。 これにより、日程調整がスムーズになり、簡単に予定を入れることができます。（以下図） <img src="https://images.microcms-assets.io/assets/0953a2f89a0b484f855cb42cf330d8a1/453b37cbd20b41e788170135b9e289ce/image.png?w=1000&amp;h=402" alt=""> &nbsp; チーム全体の予定管理をより簡単に、より効率的にするために、ぜひ、試してみてください！

チームスケジューラで自分を含めずに他の人の予定を作成する。

自分を含めずに他の人の予定を入れる方法とは？効率化させるチームスケジューラアプリ

人事や総務などの問い合わせ業務をしていると ・過去の問い合わせを探すのが大変 ・検索しても余計なものが出てきちゃってうまく見つけ出せない なんてことありませんか？ &nbsp; そんなお悩み、RICOH Smart Apps ディスカッション掲示板が解決します！ &nbsp; ディスカッション掲示板では、以下の様に過去の問い合わせを一覧で確認したり、 簡単に検索することが可能です！ <img src="https://images.microcms-assets.io/assets/0953a2f89a0b484f855cb42cf330d8a1/6645664588774fc4b1b2af50f02928fd/image.png?w=1000&amp;h=450" alt=""> 過去の問い合わせを一覧で確認できることで、問い合わせ担当者は回答へのスピードが上がり、工数削減につながります。また、検索により適切な過去の問い合わせを見つけ回答の参考にできることで、回答の質を上げられ、エンドユーザーの満足度もアップします。 &nbsp; また、問い合わせしたい社員は、過去の問い合わせに自分と同じ疑問があれば、解決することが出来るので、問い合わせ自体が減り、やり取りをする手間や問い合わせ担当者の負担が軽くなります。 &nbsp; ぜひRICOH Smart Apps ディスカッション掲示板を使って、 SharePoint上で問い合わせ業務を行ってみてください！ &nbsp;

ディスカッション掲示板を使ってSharePoint上で問い合わせ管理を簡単にすることが出来ます！

SharePointで問い合わせ管理！

人事や総務などの問い合わせ業務をしていると ・誰が問い合わせ対応しているか分からない ・それぞれの問い合わせの進捗状況が分かりづらい なんてことありませんか？ &nbsp; そんなお悩み、RICOH Smart Apps ディスカッション掲示板が解決します！ &nbsp; RICOH Smart Apps ディスカッション掲示板では問い合わせごとに「ステータス」や「最新返信者」を管理することが出来ます。 <img src="https://images.microcms-assets.io/assets/0953a2f89a0b484f855cb42cf330d8a1/dc403a99105d4508bb47a99a78e22f5b/image.png?w=1000&amp;h=448" alt=""> これにより、問い合わせの進捗の確認の手間や対応し忘れを防止できたり、 手が空いている有識者が問い合わせの回答をすることが出来、効率的に問い合わせ業務を行えます。 結果、問い合わせをした社員へ早く回答をかえすことが出来、無駄な時間を省きます。 &nbsp; ぜひRICOH Smart Apps ディスカッション掲示板を使って、 より効率的な問い合わせ業務を！

ディスカッション掲示板を使うと問い合わせ業務の進捗管理を簡単に管理することが出来ます！

問い合わせ対応の進捗管理を簡単に！

チームスケジューラで祝日を表示させる方法があることをご存知でしょうか？ 実はこれ、とても簡単です。 Outlookで予定表に祝日を追加するだけで、チームスケジューラでも表示されるようになります。 これにより、祝日に予定を立てることが避けられ、打合せなどの予定を適切に調整することができます。 設定はすぐできるので、まだ祝日を手入力したり、表示がなかったりする方はぜひ実践してみてください。 設定方法は以下のリンクを参照してください。 参考：<a href="https://support.microsoft.com/ja-jp/office/windows-%E7%89%88-outlook-%E3%81%AE%E4%BA%88%E5%AE%9A%E8%A1%A8%E3%81%AB%E7%A5%9D%E6%97%A5%E3%82%92%E8%BF%BD%E5%8A%A0%E3%81%99%E3%82%8B-f16d872f-8dad-4750-bb7c-166e72c26977" target="_blank" rel="noopener noreferrer">webブラウザ版のOutlookの予定表に祝日を追加する</a>（ Microsoftサポートドキュメント） 参考：<a href="https://support.microsoft.com/ja-jp/office/%E3%83%93%E3%83%87%E3%82%AA-%E4%BA%88%E5%AE%9A%E8%A1%A8%E3%81%AB%E4%BC%91%E6%97%A5%E3%82%92%E8%BF%BD%E5%8A%A0%E3%81%99%E3%82%8B-6d43a892-4f9d-4158-a742-78f13c4e0aca" target="_blank" rel="noopener noreferrer">デスクトップ版のOutlookの予定表に祝日を追加する</a>（ Microsoftサポートドキュメント）

チームスケジューラで祝日を表示させる。

チームスケジューラで祝日を表示しよう！

普段Teamsで業務に取り組んでいる際、以下のような悩みを抱えたことはありませんか？&nbsp; 勤怠管理システムや交通費精算システムなど、社員が必要なシステムがどこにあるのか、毎回探すのは手間がかかりますよね。 <img src="https://images.microcms-assets.io/assets/0953a2f89a0b484f855cb42cf330d8a1/cc48f7c981e14969bc2ca233291af641/image.png?w=800&amp;h=451" alt=""> しかし、こんな悩みを解消する方法があります！これはチームメンバーだけでなく、管理者にも大きなメリットがあります。 <ul><li>&nbsp;社内システムへの見やすいリンク集を構築&nbsp;</li></ul>業務リンクを活用すると、Teamsで社内共通システムのリンクをまとめることができます。&nbsp; たとえば、勤怠管理システム、交通費精算システム、在宅申請など、社内共通で使用するリンクを集約しましょう。 <img src="https://images.microcms-assets.io/assets/0953a2f89a0b484f855cb42cf330d8a1/9949cc276e7549c9b4bf9b5bf41d0e7a/%E7%94%BB%E5%83%8F45.png?w=800&amp;h=186" alt=""> これにより、人事部チームのメンバーは業務リンクから簡単に社内共通システムにアクセスできます。&nbsp; <ul><li>インポート・エクスポート機能で業務リンクをコピペ</li></ul>人事部のチームで作成した業務リンクはインポート・エクスポート機能を使用して簡単に営業部のチームに移行できます。 <img src="https://images.microcms-assets.io/assets/0953a2f89a0b484f855cb42cf330d8a1/a20a5c05d3c94c07920429bbfed884e6/%E7%94%BB%E5%83%8F46.png?w=800&amp;h=203" alt=""> これにより、他部署のチームに同じような業務リンクを作成したい時、手動でリンクを作り直す手間を省くことができます。 具体的な手順は<a href="https://supportsite.r-smart-apps.com/blog/blog-work-link-import-export" target="_blank" rel="noopener noreferrer">こちら</a>の記事を参照してください。 <ul><li>部署ごとに専用リンクを追加</li></ul>全社員が利用する共通システム以外にも、各部署やプロジェクトごとに必要なリンクを追加できます。 <img src="https://images.microcms-assets.io/assets/0953a2f89a0b484f855cb42cf330d8a1/33a95b24c4284481917aaa64163eaab0/%E7%94%BB%E5%83%8F47.png?w=800&amp;h=253" alt=""> このように、社内共通システムを載せている一覧に、各部署の業務に合わせたリンク集を追加することで、 チームメンバーは必要な情報に迅速かつ容易にアクセスできるようになります。 <ul><li>ワンクリックアクセス</li></ul>リンク集を構築できた後は、各チームのメンバーがわざわざ探すことなく、ワンクリックで目的のシステムにアクセスできるようになりました。 それは、業務リンクの魅力の一つです。&nbsp; <img src="https://images.microcms-assets.io/assets/0953a2f89a0b484f855cb42cf330d8a1/41c3e2779e2c498aa0159c70743d9f30/%E7%94%BB%E5%83%8F48.png?w=800&amp;h=427" alt=""> 新入社員や新たにプロジェクトに参加するメンバーも、業務リンクを確認するだけで、他のメンバーに聞かなくても必要な情報やシステムに素早くアクセスできます。 この手軽さが、円滑な業務遂行をサポートしています。 ～まとめ～ 共通システムへの簡単なアクセスが実現されることで、メンバーは無駄な検索時間を削減し、業務に集中できるようになります。&nbsp; 是非、業務リンクを導入して、見やすいリンク集を構築してみてください！

業務リンクを活用すると、Teamsで社内共通システムのリンクをまとめることができます。 

Teamsで共通システムへ簡単アクセス！

Microsoft Teams を使ってメンバー間のタスク管理がスムーズになった一例を紹介します。&nbsp; Teamsにチームを作ったとき、 「チーム内のチャットやファイルがごちゃごちゃしてわかりづらいな。」という場合があるかもしれません。 これは、1つのチームやチャネルに余計な情報が多く入っていることが原因なときがあります。 そんな時、チームを少し小さくするのも一つの手です。 &nbsp;■ 小さいチーム作りで余計な情報をカット&nbsp; チーム活動をする時、組織など大きな単位でチームを作らず、仕事をするための3～10人程度のチームを作るとうまくいくことがあります。&nbsp; 「プロジェクト」や「案件」、「タスクフォース」という単位でも良いと思います。 そういうような、チーム活動やタスク管理を密にしたいようなもののとき、とにかく一つの仕事の単位で、小さなチームを作ります。&nbsp; 小さなチームを作ると、余計な情報が入りづらくなります。&nbsp; 資料は探しやすくなり、チャットも流れづらくなり、仕事に集中できるようになります。&nbsp; ■ タスク管理も簡単に&nbsp; この事例のポイントは、3～10人程度の小さなチームを作ることです。&nbsp; 小さなチームを作るとRICOH Smart Apps でのタスク管理もコンパクトになります。（以下図）&nbsp; <img src="https://images.microcms-assets.io/assets/0953a2f89a0b484f855cb42cf330d8a1/42bef6fc709c4f25a8f0f9970cab138d/task-blog-1.png?w=1000&amp;h=518" alt=""> すっきりとタスクが表示され、誰が何をやっているかわかりやすくなります。&nbsp; このように、プロジェクト単位でチームを作り、そのタスクを管理したい時、&nbsp;RICOH Smart Apps のタスク管理は非常に簡単に使えて見やすく便利です。&nbsp; ■ 気になる横断管理も問題なし&nbsp; &nbsp; 一方で、小さいチームは、所属するチームが多くなることで「どこにどの自分のタスクがあるかわからなくなりそう」と不安があるかもしれませんが、問題ありません。&nbsp; 自分や人のタスクを横断的にチェックすることもTeamsからできます。（以下図）&nbsp; 「Planner および to do のTasks」機能や「RICOH Smart Appsタスク管理のダッシュボード」を使って見てください。チームが多くなっても、自分のタスクを忘れません。&nbsp; <img src="https://images.microcms-assets.io/assets/0953a2f89a0b484f855cb42cf330d8a1/1aaba08f5e534d5cb997c70d7c848437/image22.png?w=1000&amp;h=678" alt=""> ぜひ、小さいチームを作って、そこでタスク管理を始めてみてください。&nbsp;

Microsoft Teams を使ってメンバー間のタスク管理がスムーズになった一例を紹介します。 

Teamsでメンバー間のタスク管理がスムーズになった方法のご紹介

急に会議でファイルを共有することになった時 ・ファイル名はなんだっけ ・ファイルをどこに格納したっけ となり、「ファイルがなかなか見つからず慌ててしまった」なんてことありませんか？ そこで今回は、SharePoint標準のファイル管理機能であるドキュメントライブラリと比較しながら、 こんなお悩みに対してRICOH Smart Apps文書管理アプリが出来ることをご紹介したいと思います。 ・RICOH Smart Apps 文書管理アプリとは？ RICOH Smart Apps 文書管理アプリは、下記画像の様に<a style="color:black" href="#_edn1">[i]</a>リスト形式で文書を分類分けして管理することが可能な Microsoft SharePointのアドオンアプリです。 &nbsp;<img src="https://images.microcms-assets.io/assets/0953a2f89a0b484f855cb42cf330d8a1/f422d2d991ba4d2f938c1a13cd25aba2/image.png?w=1125&amp;h=500" alt=""> 文書に対して文書種別・閲覧範囲の設定や文書に添付ファイルを紐づけて管理することができます。 <img src="https://images.microcms-assets.io/assets/0953a2f89a0b484f855cb42cf330d8a1/eab1643fcf8e4447859d579675ba686a/image.png?w=1044&amp;h=500" alt=""> ・ドキュメントライブラリとは？ ドキュメントライブラリはMicrosoft SharePointの標準の機能で、 SharePointのクラウド上にファイルをアップロードして他のメンバーとファイルの共有・編集を行うことができます。 下記画像の様にフォルダ階層になっており、ファイルの名前をクリックすると直接ファイルが表示されます。 <img src="https://images.microcms-assets.io/assets/0953a2f89a0b484f855cb42cf330d8a1/f12056c931254404a6492d538387ef17/image.png?w=1360&amp;h=500" alt=""> ・RICOH Smart Apps 文書管理アプリならファイルを探しやすい！ ここまで紹介したRICOH Smart Apps文書管理アプリとドキュメントライブラリの機能を踏まえ、 探しているファイルへの「たどり着きやすさ」がどのように変わるのか紹介したいと思います！ &nbsp; 記事冒頭でも説明しましたが、普段ファイル管理をしていくなかで 「ファイル名が分からない」や「ファイルをどこに格納したか分からない」といったことがあるかと思います。 &nbsp; そんなときに ・もしファイル管理をドキュメントライブラリで行っていた場合 ファイルに対して情報を持たせることが出来ない為、どんな内容のファイルなのか、確認するためにはファイルを開かなくてはなりません。 また、ファイルが１つ１つ独立して管理されているので、ファイル同士の関連性がわかりません。 &nbsp; ・もしファイル管理をRICOH Smart Apps文書管理アプリで行っていた場合 RICOH Smart Apps 文書管理アプリは本文欄に文書ではなく、添付ファイルの関連情報を記入したり、分類・種別を付けられることによってファイルを 背景立てて管理することが出来ます。また、複数個あるファイルをまとめて管理することも出来、自分が探しているファイルにたどり着きやすいです。 <img src="https://images.microcms-assets.io/assets/0953a2f89a0b484f855cb42cf330d8a1/266d51f0440c4a93a4a1010b57f29bc5/image.png?w=944&amp;h=500" alt=""> &nbsp; このようにRICOH Smart Apps文書管理アプリを使用することによって、探しているファイルにたどり着きやすいファイル管理が可能になります。 「探しているファイルがなかなか見つからない」といった不満をお抱えの方はぜひRICOH Smart Apps文書管理アプリを使ってみて下さい！ &nbsp; <a href="https://supportsite.r-smart-apps.com/reference/application/document-management" target="_blank" rel="noopener noreferrer">こちら</a>からぜひRICOH Smart Apps文書管理アプリの詳しい使い方もご覧ください。 &nbsp; _____________________________________________________________________________________________________________________ &nbsp; <a href="https://supportsite.r-smart-apps.com/blog/blog-document-management-search-files-easily" target="_blank" rel="noopener noreferrer">[i]</a> リスト：Microsoft 365 リストのこと。Microsoft 365 リストは、情報を整理するための柔軟な方法をユーザーに提供するデータのコレクションです。Microsoft 365 のリストアプリ、Microsoft SharePoint、またはMicrosoft Teams でリストを作成できます。

RICOH Smart Apps文書管理アプリを使用することによって、探しているファイルを見つけやすいファイル管理が可能になります。

文書管理アプリなら  ファイルが探しやすく管理も簡単に。

チームスケジューラは、人の予定を確認し押さえるだけではなくて会議室や備品の空き状況確認、さらに予約もできることを知っていましたか！？ そのチームがよく使う設備をチームのメンバーとして追加しておくと、わざわざ別のシステムを立ち上げる必要がなく、チームスケジューラ上で設備の空き状況確認・予約ができるんです！！ 追加方法は簡単で、チームスケジューラを利用するチームのメンバーとして会議室を追加してあげるだけで準備完了！ 詳しい情報は、<a href="/reference/view-resource-with-team-scheduler">こちらの記事</a>を読んでみてください。 「社内にたくさんある会議室の中で、ここしか使わないんだよな～」 「この会議室の予定だけ確認できればいいのに、わざわざ別システムを開かないといけないの結構面倒だな～」 「人の予定と設備の予定を一緒に確認できたらいいのにな～」 と思っている方、必見です！！！ ぜひ一度試してみてください！

チームスケジューラは、人の予定だけではなくて会議室や備品の空き情報確認、さらに予約もできるんです！

面倒な設定は無し！設備の空き状況確認と予約をTeams上で完結しましょう！

社内掲示板に投稿する記事を作成したばかりの時や編集作業を行っている時など、こんなお悩みはありませんか？ ・公開するまでメモ帳、ワードで一旦保存する ・社内掲示板上で直接編集をし、公開したくない記事を誤って公開してしまう これらの問題に悩んでいる方に、RSA掲示板が解決策を提供します！ &nbsp; RSA掲示板とは？ まずRSA掲示板とは何か？ということから始めましょう。 RSA掲示板は社内連絡を効率的に発信し、掲示板形式で管理できるアプリです。コピー作成機能や既読機能、下書き・公開機能を備えており、社内への情報発信業務の円滑な運営をサポートします。 今回は特に、RSA掲示板の「03.編集中」ビューに焦点を当てて、下書き・公開機能についてご紹介します。 &nbsp; RSA掲示板の「03.編集中」ビューのメリットは？ RSA掲示板の「03.編集中」ビューでは、記事の管理と公開プロセスを効率的かつ安全に行うために、以下の2つの特徴があります。 １．一元管理：複数のツールを使う手間が省け、記事の作成から公開までを１つのアプリで行えます。新規ボタンを押して新しい記事を作成すると、「03.編集中」ビューに保存されます。公開したい時に公開ボタンを押すと、「03.編集中」ビューに保存された記事が「01.公開中」ビューに移動されて公開されます。 これにより、作成した記事を、必要な時に簡単に公開することができるため、手間をかけず効率的に投稿することができます。 <img src="https://images.microcms-assets.io/assets/0953a2f89a0b484f855cb42cf330d8a1/90ecb7a467aa40a8a6bb86edaeb893c9/image.png?w=1000&amp;h=441" alt=""> ２．誤公開を防ぐ：「03.編集中」ビューを活用することで、まだ準備が整っていない記事を安全に保管できます。公開前に必要な編集や確認を行い、準備が整ったら簡単に公開へ移行できます。誤公開のリスクを大幅に軽減します。 <img src="https://images.microcms-assets.io/assets/0953a2f89a0b484f855cb42cf330d8a1/0eafa812f4c24b55baf609078c9684cf/image.png?w=1000&amp;h=375" alt=""> 上記2点のメリットは、「03.編集中」ビューの存在によって実現されています。 RSA掲示板では、この「03.編集中」ビューが既に提供されており、ユーザーは自分たちでビューを作成する必要がありません。 &nbsp; RSA掲示板の導入で業務を改善！ いかがでしたでしょうか。魅力は伝わりましたか？ RSA掲示板を導入すれば、業務の効率性が向上し、誤公開によるリスクが最小限に抑えられます。また、公開前の記事管理にかかる手間を削減し、スムーズな情報発信を実現できます。ぜひ、RSA掲示板を導入し、業務の改善を実感してみてください。 無料トライアルも実施することができるので、気になる方はぜひ<a style="background-color:#ffffff" href="https://www.secure.rc-club.ricoh.co.jp/rsa-trial?_gl=1*1j1643i*_gcl_au*MTIyMDAyODYxLjE2ODYyOTY4MDU.*_ga*MTc4ODk4NzQ1MS4xNjY1NDY1NzY3*_ga_1W7QW96RNV*MTY4ODAyNTIwOS4xNi4xLjE2ODgwMjUyNTAuMC4wLjA.*_ga_TC21P2E887*MTY4ODAyNTIwOS4yMC4xLjE2ODgwMjUyNTAuMC4wLjA.&amp;_ga=2.221342747.22076309.1688025209-1788987451.1665465767" target="_blank" rel="noopener noreferrer">こちらのサイト</a>からお申込みください！

掲示板の編集中ビューについてご紹介します。

RSA掲示板で記事の公開管理がラクラク！「03.編集中」ビューのメリットをご紹介

突然ですが、みなさんは来客時の会議室予約や受付業務をどのように行っていますか？ それぞれを違うシステムで行っていませんか？ &nbsp; RICOH Smart Apps 設備予約アプリは、会議室予約と来訪者管理をSharePoint Online上で一本化したシステムです。 これにより、来客時の会議室予約情報と来訪者情報の、別々のシステムでの情報の二重管理、それに伴う無駄なやり取り・手間を省くことができます！ &nbsp; 今回は、会議室予約と受付業務を別々のシステムで行っている状態から RICOH Smart Apps 設備予約アプリを使用することによって、どのように来客時の受付対応や会議室案内での 会議予約者/受付担当者の作業が変化するのか、以下の例を用いてご紹介させていただきます。 &nbsp; 加藤さんが９時から、A社の田中様を含めた２名の方との打ち合わせのために「会議室B」を予約しているとします。 しかし、会議当日、急にお客様の人数が３名へ変更になり、会議室を「会議室B」から「会議室C」へ変更する必要が出てしまいました。 &nbsp; もし、会議室予約と受付業務を別々のシステムで行っていると、、、 まず、加藤さんは会議室予約システムで「会議室B」から「会議室C」へ予約の変更を行い、 さらに会議室と来訪者人数の変更を受付担当者へわざわざ連絡をしなければなりません。 また、その連絡に対して受付担当者も受付業務システムで会議室・来訪者情報の修正/管理が必要となります。 そのため、変更が急であるとスムーズな対応が難しくなってしまう場合もあるでしょう。 &nbsp; しかし、「RICOH Smart Apps 設備予約アプリ」を使うと、、、 会議室予約情報と来訪者情報を同じシステムで管理できるため、情報の二重管理が無くなります。 今回ですと会議室予約者である加藤さんは、RICOH Smart Apps 設備予約アプリ上で会議室の変更と来訪者情報の変更をまとめておこなうことで、 来訪者の情報が新しく設定した会議室に勝手に情報が紐づくので、受付担当者とのやり取りや手間が増えることがありません。 <img src="https://images.microcms-assets.io/assets/0953a2f89a0b484f855cb42cf330d8a1/92195af8977b4029b45ea203e8147f11/image.png?w=826&amp;h=400" alt=""><img src="https://images.microcms-assets.io/assets/0953a2f89a0b484f855cb42cf330d8a1/d8995a678bd1491ab3a05412f8ec7c9c/image.png?w=828&amp;h=400" alt=""> （↑会議室/来訪者情報の変更ページ） <img src="https://images.microcms-assets.io/assets/0953a2f89a0b484f855cb42cf330d8a1/c02b53119159490bb96c7be7f571b9af/image.png?w=1025&amp;h=500" alt=""> （↑来訪者の情報が自動的に変更された来訪者一覧ページ） このように、RICOH Smart Apps設備予約アプリでは、来客時の会議室予約情報と来訪者情報の別々のシステムでの情報の二重管理、それに伴う無駄なやり取り・手間を省けます！また、会議室予約と来訪者管理をSharePoint Online上で一本化することでシステムの管理も簡単になります！ ぜひ来客時の会議室予約と受付業務を別々のシステムで運用されている方はRICOH Smart Apps 設備予約アプリを使ってみて下さい。 &nbsp;<a style="color:black" href="https://www.ricoh.co.jp/case/2308-nisshinbo" target="_blank" rel="noopener noreferrer">こちら</a>から実際にRICOH Smart Apps 設備予約アプリご利用のお客様事例をご覧いただけます。 また、RICOH Smart Apps 設備予約アプリは会議室だけではなく、社用車等の他の設備も登録して使っていただくことが出来ます。 <a style="color:black" href="https://supportsite.r-smart-apps.com/reference/application/equipment-booking" target="_blank" rel="noopener noreferrer">こちら</a>から詳しい使い方もぜひご確認ください。 &nbsp;

来客時の会議室予約情報と来訪者情報の二重管理、それに伴う無駄なやり取り・手間を省けます。

来客時の会議室予約や受付業務をシンプルに。

RICOH Smart Apps SharePointアプリのトライアル環境の使い方をご紹介します！ &nbsp; トライアル環境とは？ この度はトライアルを実施いただきありがとうございます。 トライアル環境はお客様専用の環境となります。事前にデモデータが登録されているので、すぐに評価を始めることができます。もちろんご自身でデータを追加することも可能です。 &nbsp; トライアル環境にサインインする方法 まず、トライアル環境にサインインしましょう！ 事前にヘルプデスクから送られてきたトライアルサインイン情報をご準備ください。 １．Chrome のシークレット ウィンドウまたはEdgeのInPrivate ウィンドウを開く。 ※ご使用中のMicrosoftアカウントに干渉しないようにプライベートブラウズを利用してください。 <img src="https://images.microcms-assets.io/assets/0953a2f89a0b484f855cb42cf330d8a1/0bae17ee429d45c88c2714e7277a0411/image.png?w=1000&amp;h=264" alt=""> （Chrome のシークレット ウィンドウ、EdgeのInPrivate ウィンドウイメージ） ２．トライアルサインイン情報を開き、SharePointアプリの接続先情報をコピーして、ブラウザのアドレスバーに貼りつけて開く。 <img src="https://images.microcms-assets.io/assets/0953a2f89a0b484f855cb42cf330d8a1/8138aafddb914ef68ffbdf03dc4f1b69/image.png?w=1000&amp;h=124" alt=""> （トライアルサインイン情報イメージ） ３．サインイン画面にIDと初期パスワードを入力してログインする。 　※ユーザーの権限につきましては以下表「ログインユーザー別 各アプリでの実施可能事項」をご覧ください。 <img src="https://images.microcms-assets.io/assets/0953a2f89a0b484f855cb42cf330d8a1/2a5b2619f4144e148f44cddfcd004549/image.png?w=1000&amp;h=475" alt=""> ４．トライアル環境にアクセスできる。 &nbsp; 以上の方法でトライアル環境にアクセスできましたでしょうか？ もしトライアル環境に入れないようでしたら、以下の記事を参考にしてください。 <a href="/news/8HKytr5ZIWRX">トライアル環境にアクセスできない方へ（Microsoft Edgeの方向け）</a> <a href="/news/STjHDlUZXCw">トライアル環境にアクセスできない方へ（Google Chromeの方向け）</a> &nbsp; ※ログインユーザー別 各アプリでの実施可能事項 <img src="https://images.microcms-assets.io/assets/0953a2f89a0b484f855cb42cf330d8a1/09d773e7bace4ae194d167a67a86c3b0/image.png?w=700&amp;h=399" alt=""> RICOH Smart Apps SharePointアプリの場所を確認する １．トライアル環境にアクセスできましたら、demo01というポータルサイトを開くことができます。このサイトにRICOH Smart Apps SharePointアプリの全アプリが埋め込まれています。 ２．ポータルサイト画面に、「掲示板」、「文書管理」、「設備予約」、「ディスカッション掲示板」のタブが確認できます。 これらのタブをクリックするとこのチャネルでの各アプリが起動します。 <img src="https://images.microcms-assets.io/assets/0953a2f89a0b484f855cb42cf330d8a1/708d00ed20ad45bfb995c8a2afb25647/image.png?w=1000&amp;h=475" alt=""> （参考画面） ３．「ポータル」には7つの機能があり、「サイトコンテンツ」から機能名を選択すると、該当機能を編集できます。内部機能（アプリ）一覧は<a href="/reference/about-portal">こちら</a>からご覧ください。 <img src="https://images.microcms-assets.io/assets/0953a2f89a0b484f855cb42cf330d8a1/a5719d4e77e74172bc1dd5d9d0f43779/image.png?w=1000&amp;h=449" alt=""> SharePointアプリの使い方はここ！ 各SharePointアプリを以下のサポートサイトのページを参考にぜひ使ってみてください！ <a href="/getting-started/application/portal">初めて使う方へ | ポータル</a> <a href="/getting-started/application/bulletin-board">初めて使う方へ | 掲示板</a> <a href="/getting-started/application/document-management">初めて使う方へ | 文書管理</a> <a href="/getting-started/application/equipment-booking">初めて使う方へ | 設備予約</a> <a href="/getting-started/application/discussion-board">初めて使う方へ | ディスカッション掲示板</a> さらに詳しい使い方のページがアプリ毎に用意されています、ぜひ<a href="/reference">アプリの使い方</a>をご確認ください。 &nbsp; さいごに サポートサイトにある使い方を確認しながら、ぜひ1カ月間のトライアル期間中にSharePointアプリを使ってみてください。 &nbsp;

トライアル環境をスムーズにご利用いただくために、簡単な操作方法についてご紹介します。（SharePoint）


おまけ