おまけ｜文書管理アプリなら ファイルが探しやすく管理も簡単に。

急に会議でファイルを共有することになった時
・ファイル名はなんだっけ
・ファイルをどこに格納したっけ
となり、「ファイルがなかなか見つからず慌ててしまった」なんてことありませんか？
そこで今回は、SharePoint標準のファイル管理機能であるドキュメントライブラリと比較しながら、
こんなお悩みに対してRICOH Smart Apps文書管理アプリが出来ることをご紹介したいと思います。


・RICOH Smart Apps 文書管理アプリとは？
RICOH Smart Apps 文書管理アプリは、下記画像の様に[i]リスト形式で文書を分類分けして管理することが可能な
Microsoft SharePointのアドオンアプリです。
 

文書に対して文書種別・閲覧範囲の設定や文書に添付ファイルを紐づけて管理することができます。



・ドキュメントライブラリとは？
ドキュメントライブラリはMicrosoft SharePointの標準の機能で、
SharePointのクラウド上にファイルをアップロードして他のメンバーとファイルの共有・編集を行うことができます。
下記画像の様にフォルダ階層になっており、ファイルの名前をクリックすると直接ファイルが表示されます。



・RICOH Smart Apps 文書管理アプリならファイルを探しやすい！
ここまで紹介したRICOH Smart Apps文書管理アプリとドキュメントライブラリの機能を踏まえ、
探しているファイルへの「たどり着きやすさ」がどのように変わるのか紹介したいと思います！
 
記事冒頭でも説明しましたが、普段ファイル管理をしていくなかで
「ファイル名が分からない」や「ファイルをどこに格納したか分からない」といったことがあるかと思います。
 
そんなときに
・もしファイル管理をドキュメントライブラリで行っていた場合
ファイルに対して情報を持たせることが出来ない為、どんな内容のファイルなのか、確認するためにはファイルを開かなくてはなりません。
また、ファイルが１つ１つ独立して管理されているので、ファイル同士の関連性がわかりません。
 
・もしファイル管理をRICOH Smart Apps文書管理アプリで行っていた場合
RICOH Smart Apps 文書管理アプリは本文欄に文書ではなく、添付ファイルの関連情報を記入したり、分類・種別を付けられることによってファイルを
背景立てて管理することが出来ます。また、複数個あるファイルをまとめて管理することも出来、自分が探しているファイルにたどり着きやすいです。

 
このようにRICOH Smart Apps文書管理アプリを使用することによって、探しているファイルにたどり着きやすいファイル管理が可能になります。
「探しているファイルがなかなか見つからない」といった不満をお抱えの方はぜひRICOH Smart Apps文書管理アプリを使ってみて下さい！
 
こちらからぜひRICOH Smart Apps文書管理アプリの詳しい使い方もご覧ください。
 
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[i] リスト：Microsoft 365 リストのこと。Microsoft 365 リストは、情報を整理するための柔軟な方法をユーザーに提供するデータのコレクションです。Microsoft 365 のリストアプリ、Microsoft SharePoint、またはMicrosoft Teams でリストを作成できます。